Un plan estratégico de compras tiene como objetivo reducir el costo total de los insumos, los materiales, los bienes y los servicios comprados. Qué hay que tener en cuenta para una estrategia.

1. Entender y conocer muy bien la categoría del gasto. En especial, tener toda la información posible sobre el gasto total histórico y los volúmenes; clasificación por materias primas y proveedores; gastos por división; y proyecciones futuras de la demanda y presupuestos.

Además, si por ejemplo se va a analizar la categoría “cajas de cartón corrugado”, hay que conocer los patrones de uso, resistencias de las cajas, etc.

3. Construir la estrategia. La combinación de los primeros pasos nos ayuda a definir el plan de juego, que dependerá de cuán competitivo es el mercado de suministro y de nuestro poder de negociación. Hay seis estrategias básicas: armar o reconfigurar especificaciones técnicas para estandarizar la compra; mejorar procesos (buscar sinergias con los proveedores estratégicos); armar pooles de compras y desarrollar y gestionar proveedores clave; desarrollar proveedores expandiendo el ámbito geográfico (global y regional); evaluar mejor el costo total, renegociar precios, tener subastas electrónicas; y concentrar volúmenes, reducir el número de proveedores, consolidar compras.

4. Solicitudes de cotizaciones. Definir y aclarar los requisitos para todos los proveedores precalificados (especificaciones del producto o servicio, requisitos de entrega y de servicio, criterios de evaluación, estructura de precios, y plazos de pago pretendidos). Es importante atraer el interés máximo del proveedor vendiéndoles el proyecto/empresa y asegurarse de que cada uno tenga conocimiento de que está compitiendo en igualdad de condiciones con el resto, dejando bien en claro la fecha límite para responder.

5. Selección y negociación. Primero se lleva a cabo con un conjunto amplio de proveedores y luego se reduce a unos pocos.

6. Comunicarse con los nuevos proveedores. Para los habituales, habrá un plan de comunicación que incluya los cambios en las especificaciones, entregas y servicio o modelos de fijación de precios. Estos deben ser comunicados luego a los usuarios y, de ser el caso, a almacenes. Para los nuevos, además de esto, hay que introducirlos en la cultura de la empresa y ponerlos en contacto con usuarios claves.

7. Cálculo de ahorros alcanzados. Se recomienda el manejo de indicadores de medición de ahorros, para hacer un monitoreo continuo al cumplimiento de las metas acordadas. Comparar los resultados en términos de valor total o diferencias de costos relacionados.