El proceso de Búsqueda y Selección de Proveedores, hace referencia a aquel proceso que se da durante la etapa previa a la primera compra, y mediante el cual se logra la aprobación del proveedor, que acredite las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de la empresa.
Al realizar la búsqueda de proveedores, se sugiere una preselección para descartar aquellos proveedores que no cumplen con requisitos básicos tales como la calidad en el producto, precio, referencias, etc., de modo que el listado de proveedores no sea tan extenso.
Es de gran importancia sistematizar el proceso de selección de proveedores, estableciendo criterios de selección y reglas de juego claras.
De acuerdo a mi experiencia, los principales criterios a tener en cuenta para realizar un adecuado proceso de selección de proveedores son:
- Precio y plazo de pago: Más allá del valor añadido que nos aporte un proveedor, son dos criterios definitorios.
- Evaluar la importancia del insumo para nuestro negocio. La importancia del insumo decidirá en gran parte nuestros requisitos hacia el proveedor: ¿Queremos que el proveedor sea un aliado estratégico es suficiente con tener un proveedor que entregue en tiempo y forma y sea fácilmente reemplazable?
- Calidad: debemos aprobar la calidad de la materia prima a través de especificaciones técnicas, para trabajar con criterios objetivos.
Ejemplo, si compramos la mejor calidad de cables del mercado, pagando un 30% en el precio que una marca de buena calidad que cubre perfectamente con las especificaciones, estamos malgastando recursos.
- Plazos de entrega: el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos lo entregan.
- Aspectos Logísticos: debemos evaluar las condiciones de entrega, volumen de stock que maneja, capacidad producción, capacidad de reacción ante picos de demanda, tamaño de su flota de reparto, tiempos de reparto, etc. Deberíamos considerar su ubicación geográfica, su tamaño, su experiencia en el rubro.
- Referencias y clientes: Las referencias nos darán una medida de lo que podemos esperar del proveedor en cuanto al servicio. Evaluar el reconocimiento y trayectoria.
- Situación Financiera: Una mala situación financiera de nuestro proveedor, seguramente afectará directamente nuestro suministro y, por ende, a nuestra propia producción. Hacer análisis crediticio del proveedor.
- Postventa y flexibilidad: La rapidez de reacción para cubrir una cantidad mayor a la solicitada de manera inmediata, o flexibilidad para responder ante urgencias es una gran ventaja.
Si un proveedor es inflexible cuando le anulamos la mitad de un pedido en marcha (debido a cambios en la producción), o no acepta un cambio puntual en las condiciones de pago cuando estamos pasando por un problema momentáneo de flujo de caja, por ejemplo, no nos sirve.
