Por José Manuel Cuenca, director de OptimiceCompras.
Compras es un área de servicios, que cruza horizontalmente a toda la empresa. Es responsable de gran parte de los costos del negocio, sumando gasto directo e indirecto con proveedores. Un manejo correcto, permite gestionar hasta 65% de los costos, dependiendo el negocio. Repasemos de qué se trata.
Área de Compras
Compras puede aportar ahorros y eficiencia en la negociación de condiciones comerciales, estandarizando procesos, evitando desperdicios y gestionando inventarios, logística de entregas y almacenamiento, entre otras buenas prácticas.
Compras no es un departamento más, es el motor generador de ahorros, beneficios y de competitividad para la empresa.
Las áreas de Compras evolucionaron muchísimo en los últimos años y se han convertido en áreas estratégicas. A medida que se vuelven más eficientes, se focalizan menos en lo rutinario y más en las actividades estratégicas de largo plazo, que apuntan a mejorar el costo total pagado y la calidad.
Teniendo un buen software de gestión, podemos elevar exponencialmente la productividad de Compras, automatizando las actividades no estratégicas, liberando tiempo para dirigir la atención hacia actividades más productivas. Ejemplo, la emisión de los reportes, para realizar controles cruzados del gasto y también para poder tomar decisiones óptimas.
Además de atender las solicitudes de compra, emitir órdenes de compra y controlar precios pagados, gestionar proveedores y requirentes, que son las actividades más visibles, las áreas de Compras estratégicas se enfocan lo siguiente:
- Analizan las cantidades solicitadas, para eliminar las “compras por las dudas”, gasto evitable, sobrestocks. Evitan los quiebres de stock por mala planificación de las compras.
- Definen políticas y procedimientos relacionados al proceso de aprovisionamiento.
- Conocimiento de los insumos y servicios comprados, teniendo información sobre los proveedores, tecnologías, especificaciones técnicas, utilizando estos datos para identificar oportunidades de ahorro.
- Identifican los proveedores que ofrecen el mayor valor en cada caso, trayendo innovación a la empresa. Conocen los aspectos clave, identificando las “palancas de ahorro”.
- Analizan el mercado de proveedores constantemente, para desarrollar nuevos proveedores y alternativas, anticipando requerimientos.
- Colaboran y trabajan con proveedores clave para el desarrollo de nuevas capacidades o productos que tiendan a mejorar la calidad o bajar el costo total.
- Gestionan las relaciones con los proveedores, evaluando nivel de servicio, problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y otras situaciones.
- Realizan evaluaciones periódicas a los proveedores, con el objetivo de mejorar el rendimiento, midiendo algunos indicadores clave. Es una herramienta vital para la negociación de contratos.
- Realizan seguimiento de precios y tendencias, para cerrar compras en momentos más oportunos, negociando el menor Costo Total pagado (precio, plazo y forma de pago, logística, servicios, otros). Buscan valor añadido.
- Gestionan los contratos de toda la empresa, para asegurar que los beneficios obtenidos en la negociación se materialicen.
- Realizan el presupuesto de Compras, una vez al año, documentando los cambios que prevén en niveles de precios, materias primas y disponibilidad.
- Se involucran en el desarrollo de las especificaciones técnicas, aportando conocimiento especializado en relación a la disponibilidad de materiales, costos, etcétera.
